Cum faci programarile in cabinetul stomatologic ?

Ce sistem are cel mai mare impact asupra zilei tale de lucru ? Unii medici spun ca  prezentarea planului de tratament sau serviciul de customer care, dar eu cred ca este sistemul prin care se fac programarile. Modul in care se fac programarile afecteaza tot ceea ce se intampla in cabinet.

Guverneaza performanta cabinetului, atat la nivel administrativ cat si clinic.

Cand ramai in urma cu programul, stresul creste pentru toti cei din echipa. Personalul de la receptie trebuie sa informeze pacientii despre intarziere si sa se ocupe si de eventualele nemultumiri. Medicii se simt obligati sa rezolve toate programarile pentru ca stiu ca acesti pacienti au asteptat si altii inca mai asteapta.

Un program haotic duce la prelungirea programului si cresterea stresului pentru toti cei ce lucreaza in cabinet.

Cand programul este bine organizat, cabinetele se bucura de rezultate excelente.

O resursa decisiva

De fapt, programarea inseamna aprecierea corecta a timpului necesar. Cand timpul este bine alocat, cabinetele se bucura de rezultate excelente – pacienti mai fericiti, mai putin stres pentru medici si ceilalti angajati, si  zile relaxate de lucru.

Toate cabinetele au un “program”, dar doar cele de succes au un “sistem de planificare”.

Sistemele cabinetelor, inclusiv cel de programari, ar trebui sa tina cont de o serie de obiective care conduc la performanta. Ai mai jos patru pasi necesari pentru a construi un sistem de realizare a programarilor :

  1. Creaza un sablon al programarilor
  2. Stabileste ziua ideala de lucru si targetul ideal al incasarilor
  3. Fa loc pentru pacienti noi
  4. Realizeaza studii de procedura anuale

1. Creaza un sablon al programarilor

Scopul general ar trebui sa fie ca fiecare zi sa aiba un flux similar. Programul trebuie sa fie dedicat productiei zilnice pe care trebuie sa o ai; in caz contrar, s-ar putea ca incasarile sa nu atinga obiectivul anual. Program mai mare si cazuri mai complexe dimineata, atunci cand medicul si echipa sunt mai energici.

Targetele zilnice recomandate sunt:

  • 65% din productia zilnica ar trebui sa fie facuta dimineata si acest timp ar trebui sa fie focalizat pe procedurile complexe
  • 35%  dupa-amiaza, cand te focusezi pe procedurile mai mici, consultatii si urgente.

2. Stabileste ziua ideala de lucru si targetul incasarilor

Cabinetele ar trebui sa aplice o formula matematica asupra programului zilnic. Cea mai usoara cale pentru a-ti atinge productia anuala este sa iti programezi un nivel de productie mediu care va atinge scopul anual.

De exemplu, daca vrei sa incasezi 50 000 euro in 200 de zile, trebuie sa ai un target de 250 euro pe zi. Chiar daca nu vei produce exact suma asta in fiecare zi, media este importanta.

Programul ideal si productia zilnica reduc de asemenea stresul din cabinet pentru ca le permite medicilor si echipei lor sa aibe un volum de munca constant.

3. Fa loc pentru pacientii noi

Pacientii noi sunt cheia cresterii continue a productiei cabinetului. Avand loc in program, cabinetele pot primi pacientii noi imediat. Obiectivul in a-ti programa pacientii noi atunci cand acestia au contactat cabinetul este de a-i primi in termen de 1-3 zile, atat timp cat motivatia si interesul este ridicat.

Disponibilitatea pentru acesti pacienti este un punct esential.

4. Realizeaza studii de procedura anuale

Studiile procedurale de timp sunt o metodologie de a examina exact de cat timp are nevoie medicul pentru fiecare programare. Aceste studii de timp sunt realizate prin urmatorii pasi :

  •     Identifica manoperele ce aduc 80% din incasariclepsidra
  •     Cronometreaza fiecare manopera de minim patru ori.
  •     Fa o medie a celor patru timpi pentru a determina cat ai nevoie pentru fiecare manopera ; o marja de 10% este acceptabila
  •     Modifica-ti programarile pentru a reflecta corect timpul necesar fiecarei manopere

Pentru a obtine cat mai multe de la sistemul de programare, foloseste-te de stabilirea de obiective care sa motiveze echipa si sa dezvolte cabinetul.

Implementand aceste recomandari, poti crea un sistem mai eficient care va duce la imbunatatirea productiei, un profit mai mare si un nivel redus de stres.

  • Programeaza-ti pacientii noi pentru consultatii  nu mai tarziu de trei zile
  • Confirma toate programarile cu 24 de ore inainte prin telefon, mesaj sau e-mail
  • Odata ce tratamentul a fost acceptat, programeaza-ti pacientii in  urmatoarele 4-7 zile
  • Redu programarile anulate in ultimul moment

Iti multumesc ca ai citit acest articol ! Daca ti-a placut , nu ezita sa dai un like sau share pe Facebook pentru a putea afla si colegii tai.Tu cum faci programarile in cabinetul tau stomatologic ?

Cu drag,

Dr. Florin Ispas

Florin Ispas


Leave a Reply

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile necesare sunt marcate *

Poți folosi aceste etichete HTML și atribute: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>


Loading...
Descarca ghidul despre "managementul cabinetului stomatologic"
Totul este gratuit, nu trebuie sa platesti absolut nimic.
shared on wplocker.com